implementasi sistem informasi tugas 4
1. Fase Awal Pengembangan Sistem
Fase awal pengembangan sistem mengutamakan kemampuan pemakai dalam mengoperasikannya. Fase awal terdiri dari :
• Perencanaan sistem
• Analisis sistem
• Perancangan sistem secara umum/konseptual
• Evaluasi dan seleksi sistem
1.1 Fase Perencanaan Sistem
1.1.1 Latar Belakang Pengembangan Sistem
Di zaman yang sudah serba modern ini perlu dituntut adanya suatu system yang dapat memudahkan bagi para anggotanya dalam segala hal. Tak terkecuali di dalam layanan perpustakaan sekalipun. Tetapi, sayangnya masih banyak perpustakaan yang menggunakan system secara manual dalam menjalankan kegiatannya. Yang tentu saja banyak menimbulkan permasalahan, seperti prosesnya yang tidak sebentar dan tentunya memakan waktu.
Permasalahan yang biasanya terjadi yaitu lamanya proses dari saat pendaftaran untuk menjadi anggota perpustakaan. Karena si pendaftar harus datang langsung ke perpustakaan untuk mengisi semua formulir dan menunggu sampai proses selesai sampai mendapatkan kartu keanggotaan perpustakaan sampai ahirnya diperbolehkan untuk meminjam, dimana biasanya dalam proses pembuata kartu keanggotaan akan memakan waktu yang sangat lama. Berikutnya rumitnya cara mencari buku yang ingin kita pinjam. Seseorang tidak akan cepat bisa menemukan buku yang akan dipinjamnya, karena peminjam harus mencari judul buku melalui katalog konvensional, yang mana si peminjam harus membaca kartu katalog satu per satu. Itupun kalau si peminjam menemukan buku yang akan dipinjamnya, tapi jika tidak menemukan buku yang dicarinya itu akan hanya membuang-buang waktu saja. Selain rumitnya mencari buku, tidak terkoordinirya buku-buku yang stoknya masih ada atau yang sedang kosong karena sedang dipinjam pun menjadi masalah. Pada perpustakaan konvensional tidak ada pemeberitahuan bahwa buku-buku itu sedang dipinjam atau tidak. Hal ini tentu saja membuang waktu karena si peminjam sudah menghabiskan waktu yang cukup lama untuk mencari bukunya di katalog konvensional.
Karena banyak permasalahan yang timbul pada system konvensional tersebut, maka dibutuhkan sebuah system baru yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut. Sebuah sistem baru yang tentu saja tidak memerlukan waktu yang lama dan tentu saja lebih efektif dan efisien. Pada sistem baru ini dibutuhkan sebuah sistem otomatisasi perpustakaan untuk perpustakaan sebuah sekolah 123. Pada aplikasi tersebut tentu saja akan melayani pendaftaran secara komputerisasi, sehingga para calon anggota perpustakaan tidak perlu menunggu lama dalam pembuatan / pemrosesan keanggotaan baru, cukup mendaftarkan diri menjadi anggota secara real time pada komputer yang telah disediakan mengisi data data yang perlu dan akhirnya kartu keanggotaan akan langsung tercetak. Serta tersedianya katalog untuk mencari buku yang ingin dipinjamnya. Cukup dengan mengetik judul buku atau nama pengarang buku.
1.1.2 Tujuan Dari Pengembangan Sistem
Dengan dibuatnya system komputerisasi perpustakaan ini maka proses pendaftaran yang memakan waktu lama tidak akan terjadi lagi. Dan tentunya dapat menjadi lebih mudah dan efektif bagi si anggota perpustakaan.
Misalnya dalam masalah hilangnya data anggota perpustakaan, dengan menggunakan computer sebagai bagian dari penyimpanan data maka hilangnya data anggota perpustakaan dapat dicegah. Karena dengan computer data-data anggota dapat di back-up sesuai kebutuhan.
Memang walaupun computer, tidak mungkin tidak terjadi kesalahan, tapi paling tidak dapat meminimalisasi kesalahan-kesalahan yang terjadi akibat human error.
Terutama pada masalah rumit dan lamanya proses. Ini tentu saja akan terselesaikan oleh sistem komputerisasi perpustakaan ini. Karena untuk mendaftar misalnya, si pendaftar tidak perlu berlama lama di meja pendaftaran, cukup dengan mengisi data diri dan memenuhi persyaratan yang sudah tertulis pada komputer pendaftaran. Dan dalam hal mencari buku, si peminjam cukup mencari melalui komputer catalog yang tersedia, sehingga tidak dibutuhkan waktu yang lama untuk mencari sebuah buku serta mengetahui status ketersediaan buku yang akan dipinjam apakah tersedia atau sedang dipinjam oleh anggota lain.
Dan dengan adanya system komputerisasi perpustakaan ini akan dimungkinkan meningkatkan minat baca para siswa sekolah dikarenakan proses yang dipermudah dan dibuat lebih nyaman tentunya.
1.1.3 Batasan Masalah
Proses yang terjadi pada system yang baru ini dipakai untuk mendaftar sebagai anggota perpustakaan. Dimana calon anggota yang ingin mandaftar cukup datang ke computer registrasi, kemudian mengisi data data yang di Tanya serta memberikan foto. Anggota yang ingin mendaftar haruslah murid, alumni, atau pengajar dari sekolah tersebut. Nomor pendaftaran diisi dengan memasukan Nis , Nip, atau nomor identitas bahwa ia anggota sekolah trsebut. Nomor pendaftaran tersebut dicek di database untuk mengecek apakah ia benar anggota sekolah tersebut.
Dan apabila ia ingin mencari buku, ia dapat mencari di computer catalog dengan mengetik berdasarkan kategori judul buku, nama pengarang buku, nama penerbit yang ingin dicarinya. Dan disitu pun akan muncul judul-judul buku yang dicarinya dengan status dan jumlah buku yang bebas ( dalam arti tidak dipinjam). Jika ingin meminjam, maka ia dapat mengisi data-data peminjam buku dan kemudian penjaga perpustakaan akan mengambilkan buku yang dicari oleh si peminjam
Di dalam peminjaman buku pun dilakukan penarikan dana pinjaman sebesar Rp 3000 per minggu. Dan apabila buku tersebut hilang atau rusak, maka si peminjam harus mengganti buku tersebut atau terkena denda sesuai harga buku tersebut.
1.1.4 Studi Faktor Kelayakan
• Kelayakan Teknis
Perancangan Sistem penggajian ini membutuhkan spesifikasi berstandar seperti.
OS Windows XP
128MB RAM
500MB HDD
Video card standar
• Kelayakan Ekonomis
Sistem ini mempunyai nilai yang ekonomis yang tinggi, karena dapat mengurangi jumlah karyawan yang dipekerjakan pada perpustakaan sehingga akan mengurangi jumlah cost yang harus dikeluarkan setiap bulan nya.
• Kelayakan Legal
Pada sistem penggajian ini perlu dipertimbangkan dengan hubungan antara perpustakaan dengan sekolah yang menjadi tempat perpustakaan berdiri. Apakah izin mendirikan sistem baru sudah ada.
• Kelayakan Operasional
Pada sistem ini, mungkin masih diperlukan training training kepada para pegawai yang akan mengoperasikan sistem ini. sehingga kemungkinan terjadinya error dapat diperkecil.
• Kelayakan Rencana
Pada sistem ini hanya membutuhkan waktu sekitar satu bulan untuk membuat sepenuhnya sistem ini dapat dioperasikan. Dan waktu satu minggu untuk melakukan testing terbuka kepada seluruh anggota dan apabila terdapat kesalahan maka perpustakaan akan kembali ditutup untuk memperbaiki sistem, kemudian ujicoba satu minggu dilakukan kembali.
1.1.5 Studi Faktor Strategis
Produktifitas Tentusaja setelah diberlakukan nya sistem baru ini akan menungkatkan produktifitas karyawan, karena berkurangnya beban pekerjaan yang harus di emban oleh karyawan .
Difirensiasi Dengan adanya sistem ini perpustakaan yang bersifat komputerisasi, tentu saja proses yang diberikan akan lebih cepat dan lebih mudah dilakukan, mulai dari proses pendaftaran, proses pencarian, proses pinjam, sampai dengan proses pengembalian buku. Menjadi jauh lebih mudah dan terkontrol
Manajemen Pada perancangan ini dapat menyediakan informasi yang berguna bagi para karyawan (penjaga perpustakaan) dan bagian top management dalam hal ini pimpinan perpustakaan dan kepala sekolah. karena kelebihan nya dalam fasilitas data store serta alur data yang menjadi lebih mudah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar